導入事例

紙管理の限界―毎日図面探しに悩む日々

ゲンバト図面管理を導入する前は、図面の管理を完全に紙ベースで行っていました。
顧客から受け取った図面をファイルに綴じて保管していたものの、2名という少人数で同時に多数の案件を進行させているため、「あの図面どこだっけ？」という状況が日常茶飯事でした。
最も困っていたのは、図面を探すのにかかる時間です。顧客から問い合わせの電話をもらっても、該当する図面を見つけるのに15～20分かかることもあります。
どうしても該当の図面が見つからず、最終的に図面の再送をお願いしたこともありました。

関連書類がバラバラ - 情報を探すだけで疲れてしまう

図面の管理だけでなく、関連書類の分散管理も大きな悩みの種でした。
紙図面のほかに、見積書や注文書はまた別のファイル...といった具合に、必要な情報があちこちに散らばっていました。
1つの案件について確認したいことがあると、「まず図面を探して、次に見積書を探して、それから...」といった具合に、図面と同様、探すのに手間がかかっていました。
特に書類が更新されるたびに差し替えが発生するので管理が追い付かず、注文が入るたびに書類を見返していたので、紙での管理に限界を感じていました。

見積管理は属人化―せっかくのチャンスを逃すことも。

見積管理は属人化しており、見積を出したかどうかや、見積を出した後のフォローが煩雑になっていました。
本来なら受注できたかもしれない案件を逃してしまうことも少なくありませんでした。

劇的変化！20分が1分に短縮

「このままじゃダメだ、何とかしないと」と危機感を抱いていた時、展示会でゲンバト図面管理のことを知りました。
「図面と関連書類を一元管理できる」という機能に、まず強く惹かれました。図面だけでなく、見積書、注文書、仕様書なども全部まとめて管理できるなんて、まさに理想的でした。

導入後の効果は、期待以上のものでした。 まず何といっても、図面を探す時間が劇的に短縮されました。以前は15～20分もかかっていたのが、今では検索窓に図番やお客様の名前を入力するだけで、1分もかからずに見つかります。

そして何より、図面が見つからずに再送をお願いすることがなくなりました。「全ての図面がちゃんと管理されている」という安心感は何物にも代えがたいものです。

見積状況の見える化で案件管理が楽に。問い合わせ対応もスピードアップ！

ゲンバト図面管理の導入により、見積状況が一目で把握できるようになりました。どのお客様にいつ見積を出したか、その後の状況はどうかがすぐに確認できるため、案件管理が格段に効率化しています。 以前は見積を出しっぱなしで失注していた案件もありましたが、今では適切なタイミングでフォローの連絡ができるようになりました。

見積内容についての問い合わせがあった際にも、今では必要な情報は全て図面に紐づいているので、迅速かつ的確な回答ができるようになりました。

デジタル化の第一歩を踏み出すにはぴったりのサービスです

弊社はこれまで放電加工の専門業者として取り組んできました。 同業社が後継者不足などで廃業している中で、新規の問い合わせも増えているので、本来業務に集中するためにも、デジタルに任せられるところは任せていきたいと考えていたところでした。

2名という少数精鋭だからこそ、一人ひとりの効率が会社全体の業績に直結します。ゲンバト図面管理で無駄な時間を削減できた分、本来業務により多くの時間を使えるようになったのは大きな成果です。

特に少人数で色々な業務を兼任している会社では、情報管理の効率化は本当に重要です。「図面を探す時間」、「関連書類の管理」といった、本来は売上に直結しない時間を劇的に短縮できるこのシステムは、小規模製造業には欠かせないツールだと確信しています。

正直言うと、導入前は「本当に効果があるだろうか？」と半信半疑でした。でも今は「もっと早く導入すればよかった」と心から思っています。 同じような悩みを抱えている方は、ぜひ一度検討してみてください。

ゲンバトには今後も、製造業に寄り添ったサービスを展開してもらえることを期待しています。